¿Necesitas saber administrar tu tiempo?
¿Cómo organizar tu vida?
¿Conocer cuáles son tus prioridades?
Para organizar nuestra vida y ser una persona efectiva, Stephen R. Covey nos ha proporcionada un sencillo cuadrante que nos ayuda a distribuir nuestras tareas, deberes y ocupaciones, clasificándolas bajo los dos factores que definen una actividad: “Urgente” e “Importante”.
Urgente, significa que necesita una acción inmediata: “Ahora”.
Las cosas urgentes actúan sobre nosotros, somos incapaces de dejar sonar un teléfono sin cogerlo. Son por lo general muy visibles, nos presionan y reclaman nuestra acción.
Ante las materias urgentes, reaccionamos. Sin embargo con frecuencia carecen de importancia.
Importante, la importancia tiene que ver con los resultados; algo es importante si produce una aportación a nuestra misión, a nuestros valores y a nuestras metas. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa de nuestra parte. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad.
Si no tenemos claro lo que es importante,
con facilidad nos veremos desviado a atender sólo lo urgente.
Administra tu tiempo para organizar tu vida
Examinemos los cuatro cuadrantes de la administración del tiempo.
Cuadrante 1: Urgente – Importante
Tiene que ver con aquellas cosas que reclaman atención inmediata. A las actividades de este cuadrante, por lo general, las llamamos crisis o problemas. Todos experimentamos en nuestra vida algunas actividades de este tipo. El cuadrante 1 agota y consume. Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día y cada día. Su alivio consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante 4; y a los cuadrantes 2 y 3 prácticamente no le prestan atención. Los resultados son: estrés, agotamiento, administración de crisis y siempre apagando incendios.
Cuadrante 2: No urgente – Importante
El cuadrante 2 es el corazón de la administración personal efectiva. Trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes.
Por ejemplo: construir relaciones, redactar un enunciado de la misión personal, la planificación de largo alcance, la ejercitación, el mantenimiento preventivo, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.
Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los problemas. Piensan preventivamente.
Siguen teniendo autenticas crisis y emergencias del cuadrante 1 que requieren su atención inmediata, pero su numero es comparativamente pequeño.
Mantienen un equilibrio que les hace poseer un alto poder para generar capacidad.
Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes 3 y 4 porque urgente o no, no son importantes. También reducen el tiempo en el cuadrante 1, pasándolo en el cuadrante 2.
Cuadrante 3 y 4: Urgente – No importante y No urgente – No importante
Algunas personas dedican mucho tiempo al cuadrante 3, urgente, pero no importante, creyendo que están en el cuadrante 1, continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo también que son importantes. Aunque en realidad la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades de los otros.
Los resultados son: concentración en los plazos cortos, administración de crisis, carácter de camaleón; y considerar que las metas y los planes no valen nada.
Las personas se sienten impotentes, sin control y sus relaciones son frágiles y cortas.
Cuando las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes 3 y 4
(urgente no importante y no urgente ni importante), llevan vidas básicamente irresponsables.
Los resultados en este caso son: total irresponsabilidad, despido de los empleos, dependiendo de otro o gobernado por apremios básicos.
“Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos”
Goethe
Organizar y ejecutar según prioridades
Además de la autoconciencia, la imaginación y la conciencia moral, el cuarto privilegio humano es la voluntad independiente. Esta voluntad independiente se fundamenta en la autoadministración efectiva que nos permite alcanzar la capacidad de tomar decisiones y poder elegir, para después actuar en consecuencia. Significa actuar en lugar de “ser actuado”, llevar proactivamente a cabo nuestra misión.
Todas las cuestiones concernientes al campo de la administración de la vida y el tiempo son importantes.
Ahora sabemos que para administrar el tiempo
debemos aprender a administrarnos a nosotros mismos.
Fuente: Stephen R. Covey
Imagen: Daniel del Orfano
Mamen Lucas
Ona Daurada
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